TIEDOT REKISTERISTÄ

  

REKISTERIN NIMI:

Sisukoodi VI.XII.MCMXVII Oy:n ja sen ylläpitämän Tilausportti -nimisen toiminnanohjaus- ja hallintajärjestelmän sekä Tilausporttia käyttävien yrityksien tai aputoiminimien:

asiakas- ja markkinointirekisteri ja

alihankkijarekisteri (osarekisteri)

 

REKISTERINPITÄJÄ

Sisukoodi VI.XII.MCMXVII Oy, Topeliuksenkatu 19 A 12, 00250 Helsinki

Sähköposti: info@sisukoodi.fi

 

INNVODEAN YHTEYSHENKILÖ REKISTERIASIOISSA

And Demir, info@sisukoodi.fi

Sisukoodi VI.XII.MCMXVII Oy, Topeliuksenkatu 19 A 12, 00250 Helsinki

 

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Asiakas- ja markkinointirekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

 

Sisukoodin tai sen kehittämää ja ylläpitävää Tilausportti -nimistä toiminnanohjaus- ja hallintajärjestelmää käyttävän yrityksen (Sisukoodin yritysasiakkaan) tai potentiaalisen yritysasiakkaan yhteyshenkilön tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä ”Asiakas”) etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista;

Asiakkaan itsensä antamat luokittelutiedot;

Asiakkaan IP-osoitetieto tai muu tunniste;

Asiakkaan antamat asiakaspalautetiedot:

Asiakkaan tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot;

Asiakkaasta evästeiden kautta kerättävät tiedot;

Asiakkaasta sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot; ja

muut Asiakkaasta hänen suostumuksellaan kerättävät tiedot.

Alihankkijarekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

Tulkkien, kääntäjien ja kielikouluttajien (jäljempänä ”Alihankkija”) etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;

muut tunnistetiedot (esimerkiksi Y-tunnus tai verokortilla työskenteleviltä henkilötunnus);

Alihankkijan itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kieliparit tai ansioluettelot);

käännös-, kielikoulutus- ja tulkkaustoimeksiannot; ja

Alihankkijan työsuorituksista annetut palautetiedot.

REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Sisukoodi / Tilausportti tallentaa asiakas- ja markkinointirekisteriin Asiakkaan henkilötiedot, jotka Asiakas itse toimittaa Sisukoodille yhteydenottolomakkeella Sisukoodin tai sen yritysasiakkaan verkkosivuston tai palvelun (esim. Tilausportin) alasivujen tai alidomainien kautta tai sähköpostilla. Lisäksi Asiakkaan henkilötietoja kerätään Asiakkaan edustaman yrityksen ja Sisukoodin yritysasiakkaan välisestä asiakassopimuksesta sekä yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

 

Alihankkijan tietoja kerätään ensisijaisesti Alihankkijalta itseltään.

 

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakas-, alihankkija- tai henkilösuhteen hoitaminen ja kehittäminen, Palvelun tuottaminen ja kehittäminen, Palvelusta ja tuotteista tiedottaminen ja viestiminen, tilastollinen seuranta sekä laskuttaminen.  Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin sopimussuhde ja/tai suostumus.

 

Alihankkijan henkilötunnuksen käsittely perustuu toimeksiantosuhteeseen liittyvien Sisukoodin yritysasiakkaan velvollisuuksien ja etuuksien hoitamiseen.

 

Henkilötietojen käsittelyllä voimme siis palvella sinua paremmin ja kehittää tuotteitamme ja palveluitamme vastaamaan tarpeitasi. Verkkopalvelussa annettujen tietojen perusteella voimme antaa sinulle pääsyn verkkopalvelun eri osiin ja sisältöihin.

 

Sisukoodin tai sen yritysasiakkaan potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käyttötarkoituksena on Sisukoodin yritysasiakkaan Palvelun myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, kuten markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse.  Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyllä ei ole muita vaikutuksia kuin markkinointiviestien kohdentaminen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin Sisukoodin oikeutettu etu.

 

Sisukoodi tai sen (Tilausporttia käyttävä) yritysasiakas saattaa lähettää sinulle kohdennettuja markkinointi-, asiakas- ja yhteistyökumppaniviestejä, joiden lähettämisen hyväksyt itse verkkopalvelussamme tai erillisellä sopimuksella. Voit myös kieltäytyä vastaanottamasta näitä viestejä.

 

TIETOJEN LUOVUTUS

Sisukoodi tai sen (Tilausporttia käyttävä) yritysasiakas käsittelee tietojasi vain Palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Palvelua tuottaessaan Sisukoodi voi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa luovuttaa tietojasi yhteistyökumppaneilleen (esimerkiksi tilitoimistolleen ja järjestelmätoimittajilleen), jotka on velvoitettu käsittelemään tietoja vain Sisukoodin tai sen yritysasiakkaan lukuun suoritettavia toimenpiteitä varten. Sisukoodi varmistaa aina, että sen yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten. Lisäksi Sisukoodi tai Tilausportti -niminen toiminnanohjaus- ja hallintajärjestelmä voi luovuttaa Alihankkijalle Asiakkaan yhteystiedot ja päinvastoin, mikäli Palvelun tuottaminen sitä edellyttää.

 

Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

 

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISEN PERIAATTEET

Sisukoodi säilyttää tietojasi rekisterissä seuraavien periaatteiden mukaisesti:

 

Asiakkaiden ja Alihankkijoiden tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakas- tai toimeksiantosuhde on voimassa tai Asiakas tai Alihankkija on Sisukoodin tai sen (Tilausporttia käyttävän) asiakkaan asiakkaana tai alihankkijana olevan yrityksen palveluksessa. Asiakas- tai toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen tarpeellisia tietojasi säilytetään enintään 10 vuoden ajan.

 

Sisukoodin tai sen (Tilausporttia käyttävän) asiakkaan potentiaalisten asiakkaiden tiedot säilytetään suoramarkkinointitarkoitukseen niin kauan kuin henkilö toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy edellyttäen, että henkilö ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinoinnin osalta voidaan kuitenkin säilyttää tieto siitä, että henkilö on kieltänyt suoramarkkinoinnin. Sisukoodi voi säilyttää henkilön tietoja kauemminkin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Sisukoodin tai sen (Tilausporttia käyttävän) asiakkaan sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisteri ja osarekisterit on suojattu ulkopuolisten käytöltä. Niiden käyttäminen on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Rekistereihin on pääsy ainoastaan niillä Sisukoodin työntekijöillä ja Alihankkijoilla, joiden työtehtävät edellyttävät rekistereissä olevien tietojen käsittelyä.

 

Tilausportti -portaalin käyttöoikeudet myönnetään Sisukoodin tai sen (Tilausporttia käyttävän) asiakkaan erikseen hyväksymille luonnollisille henkilöille. Portaalin käyttäjät saavat portaalin kautta tietoja vain yllä olevan ’tietojen luovutus’ kohdalla mainittujen ehtojen mukaisesti.

 

EVÄSTEET

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka internetselain tallentaa automaattisesti tietokoneellesi/päätelaitteellesi vieraillessasi eri verkkosivustoilla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.  Myös Sisukoodin verkkopalvelu hyödyntää evästeitä, jotta Sisukoodi voi tarjota Palvelun mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

 

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemäsi valinnat soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.

 

Sisukoodin, Tilausportti –portaalin sekä Tilausporttia käyttävän yritysasiakkaan verkkosivut voivat käyttää Giosg-, Hubspot- sekä Google Analytics -ohjelmistoja (”Ohjelmistot”) kerätäkseen anonyymejä tilastoja sivuston käyttäjistä, minkä tarkoituksena on parantaa Palvelun laatua. Ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja sivuston kävijöistä, vierailun kestosta ja suosituimmista linkeistä.

 

Mikäli et halua Palvelun saavan tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeet (useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen). Huomaa kuitenkin, että tällöin Sisukoodin, Tilausportti –portaalin sekä Tilausporttia käyttävän yritysasiakkaan verkkosivut ja/tai Palvelu ei välttämättä toimi häiriöittä.

 

SOSIAALISEN MEDIAN LIITÄNNÄISET

Sisukoodin tai sen ylläpitämän Tilausportti -nimisen toiminnanohjaus- ja hallintajärjestelmän verkkosivuilla tai Tilausporttia käyttävän yritysasiakkaan voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivuihin sekä ns. sosiaalisen median liitännäisiä (esim. Facebookin yhteisöliitännäisiä). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten verkkosivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Näihin Sisukoodin tai sen ylläpitämän Tilausportti -nimisen toiminnanohjaus- ja hallintajärjestelmän verkkosivuilla tai Tilausporttia käyttävän yritysasiakkaan sivustoilla ja Palvelussa oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin saattaa soveltaa kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Sisukoodilla tai sen ylläpitämän Tilausportti -nimisen toiminnanohjaus- ja hallintajärjestelmän verkkosivuilla tai Tilausporttia käyttävän yritysasiakkaalla ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten verkkosivuihin, eikä Sisukoodi tai sen ylläpitämän Tilausportti -nimisen toiminnanohjaus- ja hallintajärjestelmä tai Tilausporttia käyttävä yritysasiakas ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus milloin tahansa:

saada tieto tietojesi käsittelystä;

saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa ne;

vaatia epätarkan ja virheellisen tiedon oikaisemista ja tietojen täydentämistä tai niiden poistamista;

peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa tietojesi käsittelyä siltä osin, kuin tiedon käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;

vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin tietojesi käsittelyperusteena on Sisukoodin oikeutettu etu;

saada tietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset tiedot Sisukoodille, ja Sisukoodi käsittelee tietojasi sopimuksen tai annetun suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista.

Jos peruutat antamasi suostumuksen, se ei vaikuta ennen peruuttamista toteutettuun tietojesi käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksesi peruuttaminen ei aiheuta muita vaikutuksia kuin sen, että Sisukoodi tai sen ylläpitämän Tilausportti -nimisen toiminnanohjaus- ja hallintajärjestelmä tai Tilausporttia käyttävä yritysasiakas ei voi lähettää sinulle enää suoramainontaa, etämyyntiä, suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuskyselyitä eikä käsitellä tietojasi henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

 

Sinun tulee lähettää tarkastus-, oikaisu- ja poistamispyyntösi kirjallisesti tässä tietosuojaselosteessa edellä mainitulle Sisukoodin yhteyshenkilölle. Sisukoodi voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelemistä. Sisukoodi voi myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että Sisukoodi ei ole käsitellyt henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Sisukoodi päivittää tietosuojaselosteen muutokset viipymättä Sisukoodin ylläpitämään verkkopalveluun Tilausporttiin. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 2.5.2018.